オンライン参加のために

オンライン開催にあたり

オンライン開催をするにあたり、事務局スタッフで様々な検討を重ねてまいりました。
今回は初めてのオンライン開催であることを踏まえ、
1.参加にあたって一定基準以上のオンライン会議環境が準備できること
2.オンライン開催にあたって設けたルールに従っていただけること
上記2点を同意いただける方に限ってご参加いただくことといたしました。

本来ならばすべての患者様とそのご家族にご参加いただきたいと思っております。
しかし、オンライン開催にあたって十分な運営・サポート体制を整えることが困難と判断したため、一定の前提条件を設けさせていただきました。ご理解のほどよろしくお願いいたします。


参加に必要なオンライン会議環境

1.TEAMSアプリの入手

今回のYOKOHAMA VOXは、オンライン会議システムの“TEAMS”を用いて、オンライン開催いたします。参加される皆様にはTEAMSのアプリのインストールをお願いしております。
※TEAMSはWEBブラウザからもアクセスができますが、通信の質と使用できる機能を統一するために必ずアプリでのログインをお願いしております。
※PC、スマホ、どちらでも参加できます。それぞれにあったTEAMSアプリをインスト―ルください。
※TEAMSのアカウントを作成する必要はございません。

2.安定した通信環境

今回顔を出した状態での参加をお願いしております。つきまして、安定した通信環境を準備いただく必要がございます。
TEAMSでのグループビデオ通話では上り500kbps/下り1Mbps以上が推奨されています。
通信速度はこちらで測定できます

3.他の人に話が聞こえない環境

グループディスカッション等では機密性の高い議論が行われる可能性があります。そこで、動画に映っている人のみが会話を聞いている状態で参加いただくことがとても重要です。

  • カフェ等、誰でも話を聞こえるような場所から参加することはご遠慮ください
  • 私的な空間であっても複数の人がいる場合は、イヤホンなどを用いて、周囲に会話内容が聞こえないように工夫をしてください

参加にあたってのルール

1.自律的に接続ください

オンライン開催をいたしますが、TEAMSを含めた接続支援についてはいたしません。
運営事務局に参加者の皆様のテクニカルサポートをするだけの体制や設備がございません。従いまして、皆様には自律的に接続いただくことを前提といたします。

  • 参加登録いただいた方には、当日参加用URLをお送りいたします。URLをTEAMSアプリで開いていただくことが必要です。
  • アプリのインストールや操作方法がわからない方は、携帯ショップや電化製品店でおたずねください。

2.顔を出してご参加ください

グループディスカッションを有意義な時間とするには、全員が安心して参加できる場を作ることが重要です。そのため、顔の見える関係を構築することが重要だと考えています。
そこで今回は顔を出して参加いただくことを前提といたします。
※実際にリアルに開催したときは、お互いの顔を見ながらディスカッションをしております。できる限りそれを再現しようとしているとご理解いただければ幸いです。

  • カメラを持っていない方は、参加をご遠慮ください。
TEAMSを用いたビデオ会議のイメージ(Microsoft社より引用)

3.ファシリテーターの指示に従ってください

オンライン会議で開催する時、複数の人が同時に話してしまうと、聞き取るのが極めて困難となります。そこで講演やグループディスカッションに際してファシリテーターが誰が、いつ、発言するか/聞くかについて指示をいたします。また、ファシリテーターがTEAMSのチャット機能やレスポンスを用いて反応するようお願いをする可能性がございます。
それぞれグループ参加者全員の意思疎通をしやすくするための工夫でございますので、ファシリテーターの指示に従うようにお願いいたします。

4.録音や録画、会話内容の公開/拡散は禁止です

安心できるディスカッションの場を作るために、参加者による録音や録画を禁止致します。また、会話内容を許可なくSNSやホームページで公開し、拡散することも禁止致します。
このルールは通常開催時も行っておりますが、今回も変わらずルールとして規定いたしますので、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

画面キャプチャは禁止

参加までの流れ

  • 1.以下フォームよりお申込みください
  • 2.事務局にてグループディスカッション等の調整を行い、参加確定者に順次ご連絡いたします。(1月5日までにご連絡いたします)
  • 3.事前接続確認の機会を設けますので、ご不安の方は通信環境の検証にご活用ください。(複数時間帯を準備します・参加任意)
  • 4.当日「開会式・特別講演」「グループディスカッション」「閉会式」それぞれのTEAMS用URLをお送りいたしますので、それぞれの開催時間になりましたら各URLにTEAMSアプリを用いてアクセスください。
ご留意点
例年定員を大幅に上回る参加申し込みをいただいております。
定員やグループディスカッションのご希望等を踏まえ、ご参加いただけない場合も発生することが予想されます。
あらかじめご了承ください。

上記を確認し、同意する場合のみ参加をお申込みください。

moushikomi

※申し込み締め切りは12月24日です